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推动电子文件归档工作的思考/张智涛

作者:法律资料网 时间:2024-07-04 05:47:55  浏览:9952   来源:法律资料网
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推动电子文件归档工作的思考

张智涛


  与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪;笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择?

  纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。经实践检验,利用磁盘,脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘,会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档,这不仅加大了工作量,也增加了存贮磁盘的数量,简便而安全的方式是采用网络移交归档,并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条:?

  (一)借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选,反映了职能活动的概貌,上网前,又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求,但不能是唯一性的,应认可几种通用性较强的软件,如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?

  (二)选择电子文件信息的汇集点,由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要,人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平,计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”,打破了立卷单位人界限,更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作,是开发集中统一型信息系统的牵头部门,成为电子文悠扬信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档,无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统,共分为教学、科研、人事管理三个子系统,正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后,进行集中处理,经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新,过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求,进行鉴定,编目整理,通过网络传输,移交给档案部门保存,或直接存入光盘,定期归档。?

  无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘,最好不用磁盘存贮。?

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干,实现相关部门职能的交融集成,建立电子文件归档制度。?

  纸质文件归档经过多年实践,已形成相对稳定的骨干队伍,有较好的工作基础,各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人,负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本,形成一支队伍,承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生,不像立卷归档人员经与档案部门多年合作,建立了相对稳定的业务关系,容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以,依靠原纸质档案立卷工作骨干,比以各单位计算机与信息管理保同为主体,重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法,这与电子文件处理手法相差甚远,需要新的知识和技术手段,现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要,要通过组织业务学习和技术培训,尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能,担负起电子文件归档工作的重任。?

  电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档,必须靠制度约束,使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。?

  清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作,制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》,分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定,并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物,还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一,会上,分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序,做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上,又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上,本着“注重职能因素”的原则,选择了电子文件的信息综合性强,含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作,成立了两办电子文悠扬归档工作小组,由校办副主任任组长,并参照纸质文件归档范围,制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力,现已将部分电子文件归档。?

  与纸质文悠扬相比,电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法,又了解全局情况,可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位,又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透,扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件归档中集成一体,共同形成质量较好的电子文档。?

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性?

  由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址,以便利用时参照互补。?

  在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前,它与纸质档案将并存很长时间,但从长远看,在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后,可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案,采取以磁、光介质归档为主,纸介质归档为辅的做法,而对那些凭证价值较高的档案,则采取以纸介质归档为主,磁、光介质归档为辅的做法。这样,不但能够提高档案管理工作效率,优化馆藏,也能减少档案的体积,缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一,要经过审慎证证,在万无一失的情况下实行,最好以简报、情况报道类,以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
清华大学宣传部从八十年代初将报道学校工作情况的剪报整理作为资料归档。近年又在校园网管理系统中设置了“报刊信息”专栏,随时输入各报刊登载我校情况文章的标题及摘要,通过网络传输到全校,供广大师生员工共享。1998年,经与档案馆反复研究后,进一步完善了上网的报刊信息,加注了刊登文章的详细出处,相当于索引,并将上网报刊信息及索引制成硬拷贝,与相应的电子文件一并归档,简化了纸质剪报的剪裁、粘贴和整理工作。经如此办理,一般查询可利用电子档案,快捷方便,需查用全文时可借助电子档案所提供的报刊索引到图书馆查阅,万一电子档案被损坏,相应的纸制裁档案还保存完好。

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企业应如何依法保护商业秘密

孙瑞玺


随着市场经济的快速发展,商业秘密越来越受到企业的高度重视,这是因为作为企业的无形资产,能够给企业带来可观的经济效益的同时也使企业获得市场上的竞争优势,以此取得更大的经济效益。也正因为如此,商业秘密常常成为不法之人猎取的目标,成为被侵害的对象。有些企业因此而失去竞争优势,面临停产、歇业;更有甚者,有些企业因此而破产倒闭。因此,如何保护企业的商业秘密,就成为一个企业无法回避的重大问题。本文从二个方面谈如何保护商业秘密,其一,企业内部如何建立一套商业秘密保护的制度;其二,当企业的商业秘密被侵时,应采取的法律救济途径。而上述二个问题均是建立在法律规定基础上的,因此,探讨我国商业秘密保护的立法现状,是研究上述二个问题的前提和基础。
一、我国对商业秘密保护的立法
尽管我国商业秘密立法起步较晚,但速度很快,至今已基本建立了商业秘密的法律保护制度,为企业保护商业秘密提供了法律保障。笔者以法律层次效力为基础来列举我国主要商业秘密的立法。
(一)宪法
《中华人民共和国宪法》(2004年修正)第20条的规定关于奖励科学研究成果和技术发明创造的规定。
(二)法律
1、《中华人民共和国反不正当竞争法》(以下简称反不正当竞争法)第10条第1款列举了3种关于侵犯商业秘密禁止性规范;第2款是关于不正当竞争进行界定的解释性规范;第20条是关于侵害商业秘密等应承担损害赔偿责任的规定。
2、《中华人民共和国合同法》(以下简称合同法)第42条、第43条关于缔约过失责任的规定;第60条第2款关于附随义务的规定;第92条关于后合同义务的规定;第十八章第二节关于技术转让合同中关于技术秘密转让的规定。
3、《中华人民共和国公司法》第24条、第80条关于有限责任公司、股份有限公司股东可以以非专利技术出资(包括商业秘密中的技术秘密)以及对非专利技术金额的限制规定;第61条第1款、第123条第2款关于有限责任公司、股份有限公司董事、经理竞业禁止的规定;第62条、第123条第2款关于董事、监事、经理不得泄露企业或公司商业秘密的禁止性规定;第215条关于董事、经理违反竞业禁止所应承担的民事责任及其他责任的规定。
4、《中华人民共和国中外合资经营企业法》第5条第1款关于合营企业各方可以以工业产权(包括商业秘密中的技术秘密)进行投资的规定。
5、《中华人民共和国中外合作经营企业法》第8条关于中外合同者可以提供工业产权以及非专利技术(包括商业秘密中的技术秘密)作为合作条件的规定。
6、《中华人民共和国民法通则》第118条关于侵害其他科技成果(包括商业秘密中的技术秘密)应承担的民事责任的规定。
7、《中华人民共和国律师法》第33条关于律师应当保守在执业活动中知悉的当事人的商业秘密的规定;第40条第6项泄露当事人的商业秘密应承担的行政责任。
8、《中华人民共和国进出口商品检验法》第10条第2款关于国家商检部门和商检机构的工作人员在履行进出口商品检验的职责中,对所知悉的商业秘密负有保密义务的规定;第37条关于国家商检部门、商检机构的工作人员违反本法规定,泄露所知悉的商业秘密应承担的行政责任和刑事责任的规定。
10、《中华人民共和国科学技术进步法》第51条第1款关于国家建立科学技术保密制度的规定;第60条关于非法窃取技术秘密的,依照有关法律的规定承担法律责任的规定。
11、《中华人民共和国促进科技成果转化法》第27条关于科技成果完成单位与其他单位合作进行科技成果转化时,应当签订保守商业秘密的协议以及中介机构在从事代理或者居间业务中知悉的商业秘密应负保密义务的规定;第28条关于企业内部的保密制度建立的规定。
12、《中华人民共和国民事诉讼法》(以下简称民事诉讼法)第120条第2款关于涉及商业秘密的案件,当事人申请不公开审理的,可以不公开审理的规定。
13、《中华人民共和国劳动法》(以下简称劳动法)第22条关于劳动合同中当事人可以约定保守企业商业秘密有关事项的规定;第102条关于违反劳动合同中的保密事项,给企业造成损失,应承担损害赔偿责任的规定。
14、《中华人民共和国刑法》(以下简称刑法)第219条关于侵犯商业秘密罪以及应承担的刑事责任的规定。
(三)行政法规
1、《中华人民共和国技术进出口管理条例》第2条第2款关于技术秘密转让的规定。
2、《中华人民共和国中医药条例》第24条第3款关于属于国家科学技术秘密的中医药科研成果,确需转让、对外交流的,应当符合有关保守国家秘密的法律、行政法规和部门规章的规定;第35条对违反本条例规定,造成重大中医药资源流失和国家科学技术秘密泄露应承担的刑事责任和行政责任的规定。
3、《中华人民共和国外资企业法实施细则》第26条第1款关于外国投资者可以用工业产权(包括商业秘密中的技术秘密)作价出资的规定。
(四)部门规章
1、国家经贸委《关于加强国有企业商业秘密保护工作的通知》中关于正确理解商业秘密的定义,合理认定商业秘密的范围的规定。
2、国家工商行政管理局《关于禁止侵犯商业秘密行为的若干规定》(共12条,以下简称12条规定)对侵犯商业秘密行为作了具体的规定。
3、《国家工商行政管理局关于商业秘密构成要件问题的答复》对商业秘密的构成要件进行了规定。
4、原国家科委《关于加强科技人员流动中技术秘密管理的若干意见》对商业秘密和竞业禁止作了细致的规定。
5、劳动和社会保障部《违反有关劳动合同规定的赔偿办法》第5条关于劳动者违反劳动合同中约定保密事项,对用人单位造成经济损失的,按《反不正当竞争法》第二十条的规定支付用人单位赔偿费用的规定;第6条关于用人单位招用尚未解除劳动合同的劳动者,因获取商业秘密给原用人单位造成的经济损失,该用人单位应当承担连带赔偿责任。
6、《劳动和社会保障部办公厅关于劳动争议案中涉及商业秘密侵权问题的函》
第2条关于由于劳动者未履行保守商业秘密的内容,造成用人单位商业秘密被侵害而发生劳动争议,当事人向劳动争议仲裁委员会申请仲裁的,仲裁委员会应当受理,并依据有关规定和劳动合同的约定作出裁决作了明确的规定。
(五)最高人民法院的会议纪要和司法解释
1、全国法院知识产权审判工作会议《关于审理技术合同纠纷案件若干问题的纪要》(以下简称纪要)关于对商业秘密司法保护的规定。
2、最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第11条第2款、第3款关于侵权发生时当事人诉讼主体的规定。
(六)国际条约
主要是1994年4月5日签署、1995年1月1日生效的《与贸易有关的知识产权协议》(简称TRIPS协议)第7节关于“未披露的信息的保护”的规定。
反不正当竞争法第10条第3款规定,商业秘密,是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。这一规定,揭示了商业秘密的构成要件:  
(1)非公开性,即作为商业秘密的信息不被社会公众普遍知悉或者容易获得。
  (2)有用性,或称作实用性,即作为该种秘密的信息具有商业价值。
  (3)秘密管理性,即权利人采取了合理的保密措施,包括订立保密协议、建立保密制度等。
上述条件是商业秘密必须具备的条件,是相互联系的、缺一不可的,缺少任何一个要件,均不构成商业秘密。
二、企业应如何建立商业秘密保护制度
上述立法规定,根据法律部门的理论将其划分为四类,第一类是民法对商业秘密的保护,简称民法保护。第二类是劳动法对商业秘密的保护,简称劳动法保护。第三类是行政法对商业秘密的保护,简称行政法保护。第四类是刑法对商业秘密的保护,简称刑法保护。企业建立内部的商业秘密保护制度是一种作为的行为,主要适用民法和劳动法保护的规定,对行政法和刑法保护则主要是不作为,即企业负有不得侵害他人的商业秘密的法定义务而为了(或者从事了)侵害他人商业秘密的行为,一般不能成为企业建立商业秘密保护制度适用的依据。
(一)依据民法保护制度建立企业商业秘密保护制度
对外经济交往是企业生存和发展的必要条件,没有对外交往,就不能进行交易,企业作为营利组织的目的就不能实现,所以,企业与其他企业、组织和个人进行经济交往是市场经济的必然要求。但也正因为交往的存在,所以伴生着商业秘密被泄露的风险。克服这种风险最有效的法律手段就是签订合同,即不管从事何种交往行为,只要存在企业商业秘密有泄露的可能,就签订商业秘密保护合同。而合同保护则是民法保护的主要手段。现列举几种主要的合同制度保护方法,供企业参考。

湖南省实施《中华人民共和国耕地占用税暂行条例》办法

湖南省人民政府


湖南省人民政府令
(第231号)


  《湖南省实施〈中华人民共和国耕地占用税暂行条例〉办法》已经2008年10月29日省人民政府第14次常务会议通过,现予公布,自公布之日起施行。


省 长  周强
二○○八年十一月十二日



  湖南省实施《中华人民共和国耕地占用税暂行条例》办法


  
  第一条 根据《中华人民共和国耕地占用税暂行条例》(以下简称《条例》),结合本省实际,制定本办法。
  第二条 本办法所称耕地,是指用于种植农作物的土地。
  第三条 在本省行政区域内占用耕地建房或者从事非农业建设的单位和个人,为耕地占用税的纳税人,按照《条例》和本办法的规定缴纳耕地占用税。
  前款所称单位,是指国有企业、集体企业、私营企业、股份制企业、外商投资企业、外国企业以及其他企业和事业单位、社会团体、国家机关、部队以及其他单位;所称个人,包括个体工商户以及其他个人。
  第四条 耕地占用税以纳税人实际占用的耕地面积为计税依据,按照规定税额一次性征收。
  前款所称实际占用的耕地面积,包括经批准占用的耕地面积和未经批准占用的耕地面积。
  耕地占用税计税面积的核定以农用地转用审批文件为依据;未经批准占用耕地的,以实地勘测面积为依据。
  第五条 各县市区的耕地占用税适用税额标准在《条例》规定的税额幅度内根据各县市区人均耕地数量和经济发展情况核定。各县市区耕地占用税适用税额标准见附表。经济发展情况发生较大变化,县市区适用税额标准确需调整的,由县市区人民政府报省人民政府批准。
  第六条 国务院或者省人民政府批准设立的开发区,适用税额在当地适用税额的基础上提高20%。
  第七条 占用基本农田的,适用税额应当在本办法第五条、第六条规定的当地适用税额的基础上提高50%。
  前款所称基本农田,是指依据《湖南省基本农田保护条例》划定的基本农田保护区范围内的耕地。
  第八条 军事设施、学校、幼儿园、养老院、医院占用耕地以及铁路线路、公路线路、飞机场跑道、停机坪、港口、航道占用耕地免征、减征耕地占用税,按照《条例》和《中华人民共和国耕地占用税暂行条例实施细则》的相关规定执行。
  第九条 农村居民经批准在户口所在地按照规定标准占用耕地建设自用住宅,按照当地适用税额减半征收耕地占用税。农村居民经批准搬迁,原宅基地恢复耕种,凡新建住宅占用耕地不超过原宅基地面积的,不征收耕地占用税;超过原宅基地面积的,对超过部分按照当地适用税额减半征收耕地占用税。
  第十条 农村烈士家属、残疾军人、鳏寡孤独以及革命老根据地、少数民族聚居区和边远贫困山区生活困难的农村居民,在规定用地标准以内新建住宅减半缴纳耕地占用税确有困难的,经所在地乡镇人民政府审核,报经县级人民政府批准后,可以免征或者减征耕地占用税。
  前款所称革命老根据地、少数民族聚居区和边远贫困山区的确定按国务院和省人民政府的规定执行。省人民政府规定比照执行少数民族政策的市、县市区、乡镇生活困难的农村居民按照第一款规定执行。
  第十一条 依照本办法第八条规定免征或者减征耕地占用税后,纳税人改变原占地用途,不再属于免征或者减征耕地占用税情形的,应当自改变用途之日起30日内按改变用途的实际占用耕地面积和改变用途时当地适用税额补缴税款。
  第十二条 耕地占用税由地方税务机关负责征收。耕地占用税征管职能向地方税务机关划转前,耕地占用税按照国家规定暂由财政部门征收。
  第十三条 征收机关应当根据农用地转用方案对耕地占用税进行核定。
  第十四条 土地管理部门在通知单位或者个人办理占用耕地手续时,应当同时通知耕地所在地同级耕地占用税征收机关。土地管理部门凭耕地占用税完税凭证或者免税凭证和其他有关文件发放建设用地批准书。
  第十五条 经批准占用耕地的,耕地占用税纳税义务发生时间为纳税人收到土地管理部门办理占用农用地手续通知的当天。纳税人应当自纳税义务发生之日起30日内向耕地所在地征收机关申报、缴纳耕地占用税。未经批准占用耕地的,耕地占用税纳税义务发生时间为实际占用耕地的当天。纳税人应当自实际占有耕地之日起30日内,向耕地所在地征收机关申报、缴纳耕地占用税。
  第十六条 占用园地建房或者从事非农业建设的,视同占用耕地征收耕地占用税。占用林地、牧草地、农田水利用地、养殖水面及渔业水域滩涂等其他农用地建房或者从事非农业建设的,比照当地占用耕地适用税额的80%征收。
  第十七条 耕地占用税的征收管理,依照《中华人民共和国税收征收管理法》、《条例》和本办法的有关规定执行。
  第十八条 自2008纳税年度起,耕地占用税依照本办法的规定计算缴纳。
  第十九条 本办法自公布之日起实施。省人民政府1987年10月4日发布的《湖南省耕地占用税实施办法》 (湘政办发〔1987〕35号)同时废止。