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电子文件对档案工作的影响及对策/张智涛

作者:法律资料网 时间:2024-05-17 00:57:56  浏览:9784   来源:法律资料网
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电子文件对档案工作的影响及对策

张智涛


一、电子文件定义及其特点综述

  所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较,电子文件有以下几个特点:?1 电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;?2 电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;?3 电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;?4 电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件对档案业务管理工作的影响

  1传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕,具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

  2?由于电子文件信息与载体的可分离性,档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代,因为实体分类的结果只能体现一种属性联系,这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要,但在当今电子文件的环境中,文件的形式特征和内容特征均发生了变化,电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序,不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

  3?由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将扩大,要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论,文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和数据不断地修改和补充,因此很难划定固定的保管期限,况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此,其鉴定、管理方法亦无定论。此外,由于电子文件信息载体的特殊性,其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

三、电子文件对档案学理论的影响

  1?对档案本质属性的影响

  原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上,另一方面表现在档案的形式上,如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等,都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性,才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息,而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中,电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,它便于修改、便于复制的特性,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本,没有草稿与印稿的区别,也没有正本与副本的差异,甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件,这样文件是档案的前身,档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定?电子文件能否作为档案?是否具有法律凭证作用等等,便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键,也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

  2?对档案来源原则的影响

  来源原则包括两个方面:从外部来看是尊重全宗,从内部来看是尊重原始顺序。目前,随着大量电子文件的产生,后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源,从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题,才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中,不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生,人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此,要确定档案的来源,不可仅局限于寻找一个恰切的定义,或仅要求完整地保护全宗与文件系列,按照原始顺序进行整理等,而必须正确说明档案的原始联系,了解在整个生命周期中文件组合的变化,应随着客观实际的变化,丰富和发展来源原则。

  3?对档案学理论研究内容的影响

  档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象,电子文件出现以后,档案工作的对象发生了变化,其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视,原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充,原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等,都将成为档案学理论研究必不可少的内容。

四、档案界所应采取的对策

  1?做好归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。

  2?解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存,因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是,由于电子文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证,所以,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。

  3?使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的,随着人们对利用服务工作的重视,使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况,随着电子文件的介入,档案种类在增加,其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此,在原有平面结构基础上,又增加了一项档案信息载体内容,就构成三维空间,形成了立体化的管理结构。

  4?档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新,引进、消化、适应信息技术的成果,使档案人员拥有广博的知识,以适应信息技术发展的需要。可以肯定,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次培养人才,是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

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邮电部关于光缆工程穿越河流必须按规定办理取证手续的通知

邮电部


邮电部关于光缆工程穿越河流必须按规定办理取证手续的通知
1996年5月20日,邮电部

为加速国家通信网的建设,全国光缆通信建设工程正迅速实施。这些工程的规模大,任务急。为保证工程实施,各省、自治区、直辖市邮电管理局,设计、施工等单位都做了艰苦的工作,取得了很大成绩。这些成绩的取得,离不开各级地方政府及各有关部门的支持和协作。尤其是列入国家重点建设项目的工程更得到了水利部等国家主管部门的大力支持。通过这些工程的建设,更加密切了各行业之间的关系。但在工程建设中也存在一些问题。有些单位在需穿越河流的工程中,未按规定到水利主管部门办理穿越河流的审批、取证手续就进行施工的问题。
针对上述问题现重申:凡穿越河流的工程,各单位要严格按照国家规定,在工程实施前到主管部门办理设计审批手续。凡已经施工而未办理手续的,要尽快补办;未按法定程序办理审批手续,未经有关水利行政主管部门审批设计施工方案的工程,施工单位应立即停止施工,并迅即办理审批手续。


锅炉压力容器使用登记管理办法

国家质量监督检验检疫总局


锅炉压力容器使用登记管理办法

国家质量监督检验检疫总局

2003/09/01

国质检锅(2003)207号


  第一章 总则

  第一条 为了加强锅炉压力容器使用登记管理,规范使用登记行为,根据《特种设备安全监察条例》的规定,制定本办法。

  第二条 使用下列锅炉压力容器应当办理使用登记:

  (一)《蒸汽锅炉安全技术监察规程》、《热水锅炉安全技术监察规程》和《有机热载体炉安全技术监察规程》适用范围内的锅炉。

  (二)《压力容器安全技术监察规程》、《超高压容器安全技术监察规程》、《医用氧舱安全管理规定》适用范围内的固定式压力容器、移动式压力容器(铁路罐车、汽车罐车、罐式集装箱)和氧舱。

  第三条 使用锅炉压力容器的单位和个人(以下统称使用单位)应当按照本办法的规定办理锅炉压力容器使用登记,领取《特种设备使用登记证》(以下简称使用登记证,见附1)。未办理使用登记并领取使用登记证的锅炉压力容器不得擅自使用。

  军事装备、核设施、航空航天器、铁路机车、海上设施和船舶使用的锅炉压力容器不适用本办法。

  第四条 锅炉压力容器使用登记证在锅炉压力容器定期检验合格期间内有效。

  第五条 国家质量监督检验检疫总局(以下简称国家质检总局)负责全国锅炉压力容器使用登记的监督管理工作,县以上地方质量技术监督部门(以下简称质监部门)负责本行政区域内锅炉压力容器使用登记的监督管理工作。

  省级质监部门和设区的市的质监部门是锅炉压力容器使用登记机关。移动式压力容器、国家大型发电公司所属电站锅炉的使用登记由省级质监部门办理,其他锅炉压力容器的使用登记由设区的市的质监部门负责办理。

  地级州、盟以及未设区的地级市等同于设区的市,负责办理本行政区域内锅炉压力容器的使用登记工作。

  直辖市质监部门可以委托下一级质监部门,以直辖市质监部门的名义办理锅炉压力容器的使用登记工作。

  第二章 使用登记

  第六条 每台锅炉压力容器在投入使用前或者投入使用后30日内,使用单位应当向所在地的登记机关申请办理使用登记,领取使用登记证。

  使用单位使用租赁的锅炉压力容器,除移动式压力容器外,均由产权单位向使用地登记机关办理使用登记证,交使用单位随设备使用。

  第七条 使用单位申请办理使用登记应当按照下列规定,逐台向登记机关提交锅炉压力容器及其安全阀、爆破片和紧急切断阀等安全附件的有关文件:

  (一)安全技术规范要求的设计文件、产品质量合格证明、安装及使用维修说明、制造、安装过程监督检验证明;

  (二)进口锅炉压力容器安全性能监督检验报告;

  (三)锅炉压力容器安装质量证明书(附4);

  (四)锅炉水处理方法及水质指标;

  (五)移动式压力容器车辆走行部分和承压附件的质量证明书或者产品质量合格证以及强制性产品认证证书;

  (六)锅炉压力容器使用安全管理的有关规章制度。

  第八条 办理下列锅炉压力容器使用登记只需提交前条第(一)、(二)项文件:

  (一)水容量小于50L的蒸汽锅炉;

  (二)额定蒸汽压力不大于0.1MPa的蒸汽锅炉;

  (三)额定出水温度小于120℃且额定热功率不大于2.8MW的热水锅炉;

  (四)机器设备附属的且与机器设备为一体的压力容器。

  锅炉房内的分汽(水)缸随锅炉一同办理使用登记,不单独领取使用登记证。

  第九条 使用单位申请办理使用登记,应当逐台填写《锅炉登记卡》或者《压力容器登记卡》(以下简称登记卡,见附2、附3)一式两份,交予登记机关。

  第十条 登记机关接到使用单位提交的文件和填写的登记卡(以下统称登记文件),应当按照下列规定及时审核、办理使用登记:

  (一)能够当场审核的,应当当场审核。登记文件符合本办法规定的,当场办理使用登记证;不符合规定的,应当出具不予受理通知书,书面说明理由。

  (二)当场不能审核的,登记机关应当向使用单位出具登记文件受理凭证。使用单位按照通知时间凭登记文件受理凭证领取使用登记证或者不予受理通知书。

  (三)对于1次申请登记数量在10台以下的,应当自受理文件之日起5个工作日内完成审核发证工作,或者书面说明不予登记理由;对于1次申请登记数量在10台以上50台以下的,应当自受理文件之日起15个工作日内完成审核发证工作,或者书面说明不予登记理由;1次申请登记数量超过50台的,应当自受理文件之日起30个工作日内完成审核发证工作,或者书面说明不予登记理由。

  第十一条 登记机关办理使用登记证,应当按照《锅炉压力容器注册代码和使用登记证号码编制规定》(见附5),编写注册代码和使用登记证号码。

  办理移动式压力容器使用登记证,同时核发记录出厂信息和使用登记信息的“移动式压力容器IC卡”。

  第十二条 登记机关向使用单位发证时应当退还提交的文件和一份填写的登记卡。

  使用单位应当建立安全技术档案,将使用登记证、登记文件妥善保存。

  第十三条 使用单位应当将使用登记证悬挂在锅炉房内或者固定在压力容器本体上(无法悬挂或者固定的除外),并在锅炉压力容器的明显部位喷涂使用登记证号码。

  第十四条 使用单位使用无制造许可证单位制造的锅炉压力容器的,登记机关不得给予登记。

  第三章 变更登记

  第十五条 锅炉压力容器安全状况发生变化、长期停用、移装或者过户的,使用单位应当向登记机关申请变更登记。

  第十六条 锅炉压力容器安全状况发生下列变化的,使用单位应当在变化后30日内持有关文件向登记机关申请变更登记:

  (一)锅炉压力容器经过重大修理改造或者压力容器改变用途、介质的,应当提交锅炉压力容器的技术档案资料、修理改造图纸和重大修理改造监督检验报告;

  (二)压力容器安全状况等级发生变化的,应当提交压力容器登记卡、压力容器的技术档案资料和定期检验报告。

  第十七条 锅炉压力容器拟停用1年以上的,使用单位应当封存锅炉压力容器,在封存后30日内向登记机关申请报停,并将使用登记证交回登记机关保存。

  重新启用应当经过定期检验,经检验合格的持定期检验报告向登记机关申请启用,领取使用登记证。

  第十八条 在登记机关行政区域内移装锅炉压力容器的,使用单位应当在移装完成后投入使用前向登记机关提交锅炉压力容器登记文件和移装后的安装监督检验报告,申请变更登记。

  第十九条 移装地跨原登记机关行政区域的,使用单位应当持原使用登记证和登记卡向原登记机关申请办理注销。原登记机关应当在登记卡上做注销标记并向使用单位签发《锅炉压力容器过户或者异地移装证明》(见附7)。

  移装完成后,使用单位应当在投入使用前或者投入使用后30日内持《锅炉压力容器过户或者异地移装证明》、标有注销标记的登记卡、锅炉压力容器登记文件以及移装后的安装监督检验报告,向移装地登记机关申请变更登记,领取新的使用登记证。

  第二十条 锅炉压力容器需要过户的,原使用单位应当持使用登记证、登记卡和有效期内的定期检验报告到原登记机关办理使用登记证注销手续。

  原登记机关应当注销使用登记证,并在登记卡上做注销标记,向原使用单位签发《锅炉压力容器过户或者异地移装证明》。

  第二十一条 原使用单位应当将《锅炉压力容器过户或者异地移装证明》、标有注销标志的登记卡、历次定期检验报告以及登记文件全部移交锅炉压力容器新使用单位。

  第二十二条 锅炉压力容器只过户不移装的,新使用单位应当在投入使用前或者投入使用后30日内持全部移交文件向原登记机关申请变更登记,领取使用登记证。

  原使用单位办理使用登记证注销和新使用单位办理变更登记可以同时在登记机关进行。

  第二十三条 锅炉压力容器过户并在原登记机关行政区域内移装的,新使用单位应当在投入使用前或者投入使用后30日内持全部移交文件和移装后的安装监督检验报告向原登记机关申请变更登记,领取使用登记证。

  第二十四条 锅炉压力容器过户并跨原登记机关行政区域移装的,新使用单位应当在投入使用前或者投入使用后30日内持全部移交文件和移装后的安装监督检验报告向移装地登记机关申请变更登记,领取使用登记证。

  第二十五条 变更登记,原有的注册代码保持不变。

  第二十六条 登记机关办理变更登记的工作时限同第十条的规定。

  第二十七条 使用锅炉压力容器有下列情形之一的,不得申请变更登记:

  (一)在原使用地未办理使用登记的;

  (二)在原使用地未进行定期检验或定期检验结论为停止运行的;

  (三)在原使用地已经报废的;

  (四)擅自变更使用条件进行过非法修理改造的;

  (五)无技术资料和铭牌的;

  (六)存在事故隐患的;

  (七)安全状况等级为4、5级的压力容器或者使用时间超过20年的压力容器。

  第二十八条 锅炉压力容器报废时,使用单位应当将使用登记证交回登记机关,予以注销。

  第四章 监督管理

  第二十九条 登记机关应当采取在办公地点张贴悬挂登记程序流程图、提供免费文字介绍材料、网上公布等方式,公布锅炉压力容器使用登记的办理程序、要求,便于使用单位查询、了解。

  具备条件的登记机关可以采用电子申报,以方便使用单位、提高工作效率。

  第三十条 登记机关应当在本办法规定的时间内完成受理、审核、登记、变更工作,减少使用单位往返次数,不得刁难使用单位、无故拖延、缓办。

  一次登记数量较大的,登记机关可以到使用单位现场办理登记、发证手续。

  第三十一条 登记机关应当建档保存登记卡,并及时将登记卡和注册代码、使用登记证号码等信息输入计算机数据库,实施动态管理。

  第三十二条 登记机关应当在发证后5个工作日内将登记信息传送使用地县级质监部门。县级质监部门接到登记信息后,应当及时对新增锅炉压力容器的使用情况实施安全监察。

  第三十三条 上级登记机关每年应当组织对下一级登记机关的登记工作实施抽查。

  第三十四条 实施定期检验的检验机构应当在设备检验合格后,将定期检验合格标记和下次检验日期标注在使用登记证上。对于不合格的设备,检验机构应当及时告知登记机关。

  第三十五条 压力容器定期检验后,检验机构应当按照《压力容器安全状况等级划分及说明》(见附6)的规定,确定压力容器安全状况等级。

  安全状况等级为4级的固定式压力容器,一般不得继续使用。使用单位无法立即更换或者修理的,应当持定期检验报告、安全等级划分证明和使用登记证,向登记机关申请临时监控使用。准予监控使用的,登记机关应当在使用登记证上注明“临时监控使用”字样和期限,限期更换或者修理。

  安全状况等级为4、5级的移动式压力容器或者安全状况等级为5级的固定式压力容器,应当予以注销,解体后报废。

  第五章 附则

  第三十六条 使用登记卡、使用登记证样式由国家质检总局统一规定。移动式压力容器使用登记证,由国家质检总局按照本办法的规定制做,其他使用登记证和登记卡由登记机关按照本办法的规定印制。

  第三十七条 本办法由国家质检总局锅炉压力容器安全监察局负责解释。

  第三十八条 本办法自2003年9月1日起施行。原劳动人事部1986年公布的《锅炉使用登记办法》和原劳动部1993年公布的《压力容器使用登记管理规则》同时废止。